Kommunikationswege heute: Fluch und Segen – der ganz normale tägliche Wahnsinn

Wie beeinflussen die vielfältigen Kommunikationswege unseren Alltag als Selbstständige und Unternehmer? – Ein leicht ironischer Blick hinter die Kulissen von Gastautorin Jeanette Neidhardt-Rosenberger. (Foto: Pixabay | rawpixel)

Kommunikationswege heute: Fluch und Segen – der ganz normale Wahnsinn

Vorab: ich erhebe keinen Anspruch auf Vollständigkeit der hier aufgeführten Kommunikationswege!

Bei meiner täglichen Arbeit als Interior Designerin gibt es die unterschiedlichsten Möglichkeiten mit einander zu kommunizieren – hier ein kleiner Auszug aus meinem ganz normalen Arbeitstag.

Wenn man es sich verkneifen kann, bereits nach dem Aufstehen sein Smartphone einzuschalten, um nachzusehen, was es alles Neues gibt, dann beginnt der Tag in etwa so: 

Bei Ankunft im Büro erst mal die Technik hochfahren – Computer und Bildschirme einschalten, Programme starten und nebenher ein erster Blick auf den Anrufbeantworter, ob hier bereits Nachrichten eingegangen sind (ja wir haben im Büro noch einen Festanschluss – manche Unternehmer arbeiten inzwischen nur noch mit dem Handy…). 

Bis dahin wurde bereits gecheckt, ob bereits SMS-Nachrichten oder WhatsApp Meldungen eingegangen sind.

Im Kopf beginnt sich bereits die Reihenfolge zu formieren, was nach Wichtigkeit zuerst beantwortet werden muss. 

Jetzt ist der E-Mail Briefkasten dran: Gleich mal aussortieren und löschen was unwichtig (oder unerwünscht ist), entweder gleich löschen oder als Spam-markieren und ab in den Papierkorb. Und dann einen ersten Überblick verschaffen, markieren, was wichtig ist und was sofort, gleich oder später beantwortet und bearbeitet werden muss, was in Ordner sortiert wird und was in die Ablage kommt.

Jetzt noch die Sozialen Medien gecheckt: was gibt es Neues auf Facebook, Messenger, Instagram, Xing etc. Denn auch über diese Plattformen werden Nachrichten versendet, die möglichst auch beachtet und beantwortet werden sollen.

Ziel ist es nichts zu vergessen, was wichtig ist!

Ich fasse nochmals zusammen: 

  1. Anrufbeantworter (Festnetz und Mobil)
  2. SMS
  3. WhatsApp
  4. Email
  5. Soziale Medien (Facebook, Messenger, Instagram, Xing und Co.)

Und wenn ich jetzt auf die Uhr sehe, ist die erste halbe Stunde im Büro locker vergangen. 

Jetzt geht das Spiel rückwärts. Die wichtigen Nachrichten müssen beantwortet werden.

Erst die Kurznachrichten beantworten (je nach Wichtigkeit) per SMS, WhatsApp – vielleicht sogar ein Telefonat und Anruf dazwischen führen – dann die Mails: beantworten, Infos richtig ablegen und weiterleiten, Pläne entsprechend richtig speichern, damit sie später bearbeitet werden können, wichtige Infos ausdrucken, bereitlegen und den entsprechenden Projekten zuordnen. 

Erste Etappe geschafft. 

Die anderen (unwichtigeren) Nachrichten können warten und werden später beantwortet. 

Jetzt könnte man mit der eigentlichen Arbeit beginnen. Zeichenprogramm auf, entsprechendes zu planendes Projekt öffnen, eindenken und los geht’s – aber nicht mit dem Planen, sondern mit einer neuen Nachricht die … zur Auswahl gibt es ja genügend (siehe oben 1-5) – aufblinkt.

Also gut: Nachricht (Frage 1) lesen, beantworten oder entsprechend reagieren, vielleicht eine weitere Nachricht an Person 2 schreiben? Und auf Antwort warten zur Beantwortung von Frage 1…. Man hat ja sonst nichts zu tun und ist gedanklich auch schon wieder von seiner eigentlichen Aufgabe abgelenkt. 

Nun wieder zurück: Neu eindenken, und dann braucht man entsprechende Infos, die für die Planung notwendig ist, also wird jetzt eine Nachricht (Auswahl 1-5) gesendet – in der Hoffnung, dass man die notwendigen Angaben möglichst umgehend bekommt (warum soll es den anderen besser gehen?).

So kann es im Büro den ganzen Tag weitergehen…

Bin ich auf Baustellen unterwegs, sieht es ähnlich aus. Terminabstimmungen vor Ort, wo bleibt welcher Handwerker? Wie kann das aufgekommene Problem gelöst werden? Kurze Absprachen und Entscheidungen werden hier per Telefon gemacht, falls der andere nicht erreichbar, per Anrufbeantworter, SMS, WhatsApp mit Text und Foto, je nach Bedarf weitergeleitet und natürlich empfangen….

Früher war alles anders: Am Anfang meiner Tätigkeit, bin ich mit Block und Stift auf die Baustelle zum vorher vereinbarten Besprechungstermin, habe alle Fragen notiert und bin im Anschluss ins Büro zurückgefahren, um dann telefonisch oder per Fax die Fragen zu klären und abzustimmen…. Das waren noch Zeiten. 

Unsere heutige Zeit ist sehr schnelllebig geworden. Fragen werden gestellt und Antworten umgehend erwartet. 

Dabei ist manchmal etwas Zeit zum nochmals Nachdenken so wichtig. Und mal ganz ehrlich, manches Problem hat sich nach zwei Stunden schon wieder in Luft aufgelöst, ohne dass man etwas dazutun musste. 

Und dann gibt es auch unterschiedliche Vorlieben, wie jeder einzelne gerne kommuniziert. Die einen mögen es per Mail, die anderen per SMS oder Telefon etc. Und je länger man mit Kunden, Freunden, Geschäftspartnern zusammenarbeitet, weiß man auch, wie man sie am besten (und schnellsten) erreichen kann, auf welchem Kanal sie unterwegs sind und antworten, auch das gilt es in der heutigen Zeit zu berücksichtigen.

Und eine weitere Kunst ist auch den Überblick zu behalten, von wo, welche Nachrichten eingehen und eine Antwort erwartet wird – denn auch mir ist es schon passiert, dass ich Nachrichten übersehen habe.

Die Kunst im heutigen Arbeitsalltag ist es, sich die notwendigen Zeiten zum konzentriert Arbeiten zu nehmen und bewusst auch mal die Nachrichten und Meldungen, die ständig eingehen können, zurückzustellen und zu einem späteren Zeitpunkt zu lesen und zu bearbeiten, denn die Welt geht in der Regel nicht unter, wenn man nicht sofort antwortet! Und man darf sich auch die Freiheit nehmen, sich für seine Kommunikationswege zu entscheiden.

Ach ja, das hätte ich ja beinahe vergessen: Es gibt ja auch noch die Paketdienste (DHL, DPD, UPS, GLS, Hermes etc.) die jeder für sich am Tag klingeln und nicht zu vergessen der Briefkasten an der Haustüre…. (vielleicht könnte dieser auch mal blinken, wenn wichtige Post da ist…).

In diesem Sinne, ich wünsche allen einen guten Arbeitstag!

Die Gastautorin: Jeanette Neidhardt-Rosenberger

Jeanette Neidhardt-Rosenberger, seit 25 Jahren selbstständige und unabhängige Möbel- und Interior Designerin, Feng Shui Beraterin, Bloggerin und immer auf der Suche nach schönen Dingen und berührenden Räumen – Sie führt zusammen mit Ihrem Mann, Michael Rosenberger, das Büro Rosenberger + Neidhardt, Architektur und Interior Design in Stuttgart.

Cornelia Saalfrank auf der biennale di venezia, Fotograf Philippe Jacq
Jeanette Neidhardt-Rosenberger
Fotograf: Nicola Lazi
2018-11-05T23:44:02+00:00

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