Aufgabenmanagement: So befreien Sie sich von ungeliebten To-Dos

Wir Menschen lieben es, wenn wir Aufgaben leicht, schnell und einfach erledigen. Und dann – zufrieden mit uns – ein Häkchen hinter das To Do setzen können. Leider gehört es zum guten Aufgabenmanagement, sich auch mit dem anderen Part der To-Do-Liste zu beschäftigen. Also mit unliebsamen Aufgaben, Routinen und den To Dos, die wir “am Liebsten schon vorgestern” abgehakt hätten. Wir möchten uns gerne davon befreien und uns dann nur noch dem Angenehmen zuwenden. (Foto: Image by Karolina Grabowska from Pixabay)

Ich nehme an, Sie kennen dies sicher auch. Daher habe ich für Sie hier zusammengestellt, wie Sie möglichst zügig ungeliebte To-Do erledigen und/oder sich davon befreien können. (Übrigens: Mit einem Klick auf die jeweilige Überschrift in der nun folgenden Inhaltsangabe springen Sie direkt zum gewünschten Abschnitt.)

Gerade wenn Sie einige Aufgaben haben, die Ihnen so gar nicht liegen: Das Beste, was Sie tun können, ist zuerst eine kurze Übersicht zu gewinnen! (Falls Sie gerade denken: “Das auch noch! Ich habe aber keine Zeit für so etwas!” – Dann kann ich Ihnen versichern: Ich verstehe Sie nur zu gut! Mir ging es ganz genauso. Nach nun gut neun Jahren Selbstständigkeit weiß ich jedoch: Gerade wenn man besonders viel zu jonglieren hat, ist kurz inne halten und einmal alle To-Dos zu sammeln wahrscheinlich das Beste, was man/frau tun kann!) Daher:

Vor allem wenn Sie einige To-Dos nur gedanklich mit sich herumtragen:

Schreiben Sie wirklich ALLE To-Dos auf!

Mein Tipp: Ich schreibe sie bevorzugt per Hand nieder. So ist es leichter, sie “aus dem Kopf” zu bekommen. Damit wird der Kopf wieder frei – mit Platz für neue Gedanken, Ideen und Lösungen. Probieren Sie es einfach einmal aus!

Falls Sie für Ihr Aufgabenmanagement doch lieber ein Software-Tool wie Evernote, Todoist, oder einfach die Erinnerungsliste Ihres Smartphones nutzen – so sei es! Wählen Sie die Variante aus, die für Sie stimmig ist.

Ihre Liste ist nun 2.856 To-Dos lang? Das macht gar nichts! Egal wie viele To-Dos Sie in Ihrer Liste stehen haben: Lassen Sie sich dabei nicht von der Anzahl beeindrucken – die ist in diesem Moment völlig unwichtig!

Denn: Das Wichtigste ist, eine gute Übersicht zu erhalten!

Schauen Sie sich nun Ihre To-Do-Liste an:

Welche der Aufgaben:

• stehen schon eine ganze Weile auf der Liste?
• vertagen Sie immer wieder aufs Neue?
• brauchen so viel Zeit, dass Sie denken: “Für so eine umfangreiche Aufgabe ist in meinem (All)Tag einfach beim besten Willen kein Platz!”

All diese schauen wir uns nun gemeinsam genauer an.

Zur Ermutigung möchte ich an dieser Stelle mit Ihnen eine Erfahrung teilen, die ich zu Beginn meiner Angestellten-Zeit in einer Agentur machte:

Ich hatte die Aufgabe erhalten, einen sehr umfangreichen Fachtext zu schreiben. Und somit drei Herausforderungen:

1. Wie gerade erwähnt, war ich noch recht neu (und dazu eine Branchen-Fremde).
2. Vor diesem Text-Auftrag hatte ich mit dem Thema noch nicht viele Berührungspunkte gehabt.
3. Ich sollte über etwas ganz Neues für die Fachwelt dieser Branche schreiben – selbstverständlich faktisch korrekt sowie gut formuliert!

Somit hatte ich es mit einer Mischung aus Herausforderungen zu tun, die für mich damals enormen Stress bedeutete.

Sehr schnell stellte ich fest, dass ich innerlich ständig zwischen zwei Hauptgedanken schwankte:

• “Ich möchte das alles schon ganz prima erledigt haben!” Und:
• “Wenn ich ehrlich bin, fürchte ich mich gerade… Ich mache diese Aufgabe doch viel lieber später. Vielleicht wird es dann leichter!”

Natürlich war mir klar: Ich brauchte zügig einen Weg, wie ich das löse!

Später verstand ich, dass diese Situation ein verstecktes Geschenk war. Denn ich erkannte, dass es im Grunde nur zwei Gründe gibt, warum ich so zögerte, die Aufgabe einfach direkt anzugehen und zu erledigen.

Im Laufe der folgenden Jahre bin ich diesen zwei geheimen Gründen immer wieder begegnet – sei es bei mir, meinen Kund:innen oder im Privat-Umfeld. Vielleicht sind diese beiden ja auch bei Ihnen insgeheim aktiv:

1. Geheimer Grund: Es fehlen noch wichtige Informationen!

Wenn uns wichtige Informationen fehlen, wissen wir zum Beispiel nicht genau, wie etwas gemacht wird. Einfach, weil wir etwas zuvor noch nicht gemacht haben und uns die Erfahrung fehlt. Oder wir haben bisher nur zugesehen, wie andere diese Aufgabe angegangen sind. Da sah das alles ganz einfach aus. Und schon zögern wir.

Vielleicht wissen wir auch nicht, wo wir die Informationen erhalten können. Etwa sieht nach einem Software-Update plötzlich alles irgendwie ganz anders aus. So wir sitzen da und fragen uns, wo wir denn jetzt – Bitte gleich und sofort! – die Funktion finden, die wir bisher immer benutzt haben.

Kein Wunder, dass wir zögern oder die Aufgabe aufschieben, weil das Suchen nach dem Wie und Wo uns stresst.

Fehlen uns essentielle Informationen, kann das auch in anderer Hinsicht für uns “sehr unpraktisch” sein: Wir können so auch nicht abschätzen, wie viel Zeit für die Aufgabe “normal” ist beziehungsweise wie viel Zeit wir für sie einplanen müssen. Natürlich erschwert das unser Aufgabenmanagement.

Darüber hinaus gibt es noch einen Grund, warum fehlende Informationen für uns ein großes Hemmnis sein können: Womöglich warten wir auf Informationen, die wir von anderen Menschen erhalten sollen. (Einen fundierten, korrekten Fachtext fertig zu schreiben, wenn einem essentielle Informationen nicht vorliegen, ist schlicht nicht möglich!)

Daher mein Rat an Sie:

Checken Sie,
ob Sie überhaupt alle wesentlichen Informationen haben,
um Ihre Aufgabe angehen zu können.

Ist das nicht der Fall, finden Sie am Besten heraus, wer Ihnen beim Beschaffen der Informationen helfen kann und möchte. Warten Sie auf Informationen, fragen Sie einfach noch einmal freundlich bei der Person nach. Womöglich haben Sie danach die noch fehlenden Daten noch schneller vorliegen, als Sie dachten.

2. Geheimer Grund: Wir verbinden mit der Aufgabe Gefühle, die wir nicht mögen

Je nachdem, wo Sie arbeiten, kann Ihnen dieser zweite Grund als “unpassend” erscheinen. Gefühle? Beim Aufgabenmanagement? Die haben hier doch so überhaupt gar keinen Platz! Je weniger man hier Gefühle zeigt, desto besser ist es für einen!

Interessanterweise können Gefühle gerade in Arbeitsumfeldern, in denen diese unterdrückt werden, eine große Rolle spielen. (So zumindest meine häufige Beobachtung.) Denn: Gefühle zeigen und Gefühle haben sind zwei verschiedene “Dinge”!

Niemand zwingt uns, dass wir unsere Gefühle anderen mitteilen. Das brauchen wir auch hier überhaupt nicht. Wichtig ist nur, dass uns selbst klar und transparent wird, was gerade in uns los ist:

Zum Beispiel können wir genervt sein, weil wir die Tätigkeit schon so häufig durchgeführt haben, dass wir einfach genug von ihr haben! Wir wünschen uns dringend Abwechslung.

Oder wir stellen fest, dass wir frustriert sind, weil uns die Tätigkeit schlicht nicht liegt und nicht zu unseren Stärken passt.

Vielleicht erinnert uns die Aufgabe auch an frühere Erlebnisse (und Gefühle), die wir am Liebsten vergessen würden.

Ich vermute: Niemand möchte sich mit unangenehmen Gefühlen beschäftigen. Aber es hilft ja nichts – wir haben sie trotzdem! Somit bringt es uns also nichts, wenn wir Sie bei unserem Aufgabenmanagement ausklammern. Unterschwellig verlieren wir dadurch nur Energie. Was können wir also tun?

Gefühle sind wertvoll, aber nicht der alleinige Gradmesser

Respekt und Mitgefühl für die eigenen Bedürfnisse ist wichtig. Denn wer die eigenen Gefühle ignoriert, muss sich womöglich auf Kurz oder Lang doch mit Ihnen auseinander setzen. Deswegen macht es Sinn, sich gleich mit Ihnen zu befassen und sie auf diese Weise zu respektieren.

Also sagen Sie sich innerlich zum Beispiel: “Es ist ok, dass ich gerade genervt bin – völlig verständlich. Das wird sich aber wieder ändern. Mal schauen, was ich tun kann, dass sich die Situation verbessern kann.”

Das Wunderbare: Durch die Wertschätzung und Anerkennung dieses “Mir-ist-gerade-so-Zustandes” kann die ein oder andere Blockade kleiner werden. Manchmal verschwindet sie dabei auch direkt.

Wie auch immer: Nach diesem bewussten Akzeptieren gehen Sie die Aufgabe direkt an.

Fragen Sie sich auch, ob Sie auf Ihre Gefühle hören und ihnen entsprechend handeln können. Vielleicht geben Ihnen Ihre Gefühle wertvolle Hinweise, welche Optionen Sie in Erwägung ziehen können.

Hier einige Beispiele:

Es geht Ihnen gerade nicht gut und Sie kommen mit Ihrem Projekt keinen Schritt weiter?

Vielleicht lassen Sie es für heute besser liegen und nehmen sich ein anderes, für Sie gerade leichteres vor. Womöglich erholen Sie sich auch einfach zuerst, bevor sie weiterarbeiten. In beiden Fällen kann es sein, dass Sie letztlich schneller voran kommen, als wenn Sie sich “durch die Aufgabe quälen”.

Beim genauen Hinschauen könnten Sie auch feststellen, dass das Projekt nicht mehr “stimmig” für Sie ist und besser ad acta gelegt wird. Dementsprechend streichen Sie es bewusst von Ihrer To-Do-Liste und aus Ihrem Aufgabenmanagement-Tool und widmen sich erleichtert und mit frischen Schwung einer neuen Aufgabe.

Sie sind innerlich schon ganz genervt, weil eine Besprechung “ewig” dauert und on top Ihr Magen knurrt?

Schlagen Sie eine Pause vor. Vielleicht geht es ja Ihrem Gesprächspartner genauso und Sie können später satt und dadurch wieder guter Stimmmung weiter über das Projekt sprechen. Was dann viel schneller zu guten Ergebnissen führen kann. ;)

Sie sind sich sehr unsicher, weil Sie sich “in alle Richtungen gezogen” fühlen

Falls Sie eine ganze Reihe von Faktoren berücksichtigen müssen: Überlegen Sie, wie Sie -> Klarheit finden und dann leicht entscheiden können.

Zu einem guten Aufgabenmanagement gehört es, festzustellen ob Sie wirklich alles selbst erledigen müssen.

Vielleicht wird Ihnen klar, dass Sie einige der unliebsamen Aufgaben teilweise oder ganz delegieren können. Womöglich können Sie andere gar auslagern – also externen Dienstleister:innen übergeben. – Welch eine Erleichterung!

Holen Sie sich Unterstützung

Picken Sie sich die To Dos aus Ihrer Liste, mit denen Sie – mit gutem Gewissen – andere betrauen können. Geben Sie sie in die Hände von Menschen, die darin prima sind (und sie vielleicht sogar leidenschaftlich gerne machen).

Und falls es eine Deadline gibt: Übergeben Sie eine solche Arbeit lieber so früh wie möglich. So hat der freundliche Mensch, der Ihnen damit hilft, möglichst viel Zeit, die Aufgabe gut zu erledigen. Das ist schließlich nur fair!

In manchen Situationen stehen Ihnen keine wirklichen Alternativen zur Verfügung. Diese würden nur ein Problem verlagern – aber nicht lösen.

Womöglich stehen Sie vor einer Aufgabe, bei der Sie niemand ablösen kann, weil sie persönlich verantwortlich sind. Vielleicht ist es auch einfach eine dröge Pflicht-Aufgabe und niemand kann Sie Ihnen abnehmen. Da hilft auch das beste Aufgabenmanagement nichts. Sie haben es also mit einem echten “Must Do” zu tun.

In diesen Fällen ist ein anderer Weg einfach sinnvoller: Respektieren Sie, dass die Arbeitsfreude-Skala sich gerade in diesem Moment in Knöchelhöhe bewegt…
und lassen Sie sich eben NICHT davon beeinflussen.

Und wie funktioniert diese Art des Aufgabenmanagements im Alltag?

Sie sind Führungskraft?

Stellen Sie sich vor, dass Sie ein Geschäft haben und ein Kunde kommt herein und reklamiert. Sie können sich nun dezent in Ihr Büro zurückziehen und hoffen, dass Ihr Team dieses Problem schon lösen wird – schließlich wird es ja dafür von Ihnen bezahlt. Manchmal bedeutet Aufgabenmanagement gutes Delegieren.

Dennoch kann es sich um eine Reklamation handeln, die Sie einfach als Chef:in zu lösen haben. Jede Verzögerung Ihrerseits – etwa noch länger im Büro zu sitzen und zu Ende telefonieren – wird Ihren wartenden Reklamationskunden nur noch weiter verärgern. Und die Erledigung auf eine To-Do-Liste setzen? – Unmöglich!

Die beste Lösung?

Einmal tief Luft holen, sich kurz informieren lassen um was es geht. Dann freundlich die Angelegenheit in die Hand nehmen und gemeinsam mit dem Kunden nach einer Lösung suchen.

Es ist gut möglich, dass Sie sich nach dem Gespräch mit diesem Kunden viel besser fühlen, weil Sie:

• die Reklamation in ein positives Gespräch verwandeln konnten.
  (Dass eine Reklamation am Ende zu einem Großauftrag führt? Ja, das ist möglich!)
• durch Ihr Handeln das unangenehme Gefühl vor dem Gespräch schnell aus der Welt geschafft haben.

Letztlich kann Ihnen dieses zügige Reagieren viel mehr Schwung geben, als Sie sich das zu Anfang vorstellen können. Denn:

Manchmal kommt die Freude einfach beim Arbeiten! :)

Ich wünsche Ihnen in jedem Fall eine erfolgreiche Zeit und schnell verschwundene “Must Dos”!

Ihre

Petra von Schenck

P.S.: Wenn Sie möchten: Teilen Sie diesen Beitrag rund um das Arbeitsmanagement gerne in Ihrem Netzwerk – zusammen mit Ihren persönlichen Lösungsmöglichkeiten. Vielleicht helfen Sie damit einem sympathischen Menschen aus Ihrer Umgebung.